MUST READ - 10 tips voor het succesvol opzetten en voeren van je administratie voor ZZP, eenmanszaak, MKB

 

In dit artikel beschrijft Rick van der Burg een aantal waardevolle tips voor het succesvol opzetten en voeren van je administratie en boekhouding voor een eenmanszaak, ZZP en kleine MKB ondernemers.

Een positieve mindset
Alles begint met een gedachte. Letterlijk alles wat je om je heen ziet is begonnen met een gedachte. Om ervoor te zorgen dat er positieve dingen in je leven gebeuren, zul je moeten zorgen voor een positieve gedachte, een positieve “mindset”. Alles wat je aandacht geeft groeit, dus als je negatieve zaken aandacht geeft krijg je meer negativiteit. Dit geldt gelukkig ook voor positieve dingen. Kortom: stay positive!

Creëer inzicht
Zonder inzicht geen helderheid, zonder helderheid geen zekerheid en zonder zekerheid…. onzekerheid. Zorg daarom voor inzicht in zaken die je belangrijk vindt en heel belangrijk, waar jij invloed op hebt, zoals jouw financiën.

In één oogopslag jouw omzet, reiskosten, inkopen, autokosten in beeld geeft veel zekerheid. Als je weet hoe je ervoor staat dan kun je kiezen en durf je te beslissen over die nieuwe auto of die nieuwe medewerker.

Digitaliseer
Tijd hebben we allemaal evenveel, maar allemaal te weinig! Zorg er daarom voor dat je jouw tijd niet besteedt aan onnodige zaken, zoals een factuur die per post komt open maken om hem vervolgens in te scannen. Stuur vandaag al jouw leveranciers nog een mail met de vraag of eis dat ze hun facturen voortaan per mail versturen. Scheelt jou weer een hoop tijd en het is beter voor het milieu!

Als je digitaal gaat werken dan scheelt dit ook een hoop stress. Als je het goed inricht kun je vanaf welke locatie dan ook jouw werk doen en opslaan. Je hebt geen mappen met papier die je heen en weer moet slepen. Hieronder een lijstje van online tools die Bookd gebruikt voor de bedrijfsadministraties van onze klanten om ons leven een stuk makkelijker te maken:

  1. Office 365 - Online mail
  2. Keeper -wachtwoord manager (al mijn wachtwoorden in een tool)
  3. Processtreet - voor het beschrijven van werkprocessen
  4. Teamleader CRM - al onze contacten, offertes en facturen, beheer van mijn taken (to do lijst), agenda beheer
  5. Dizzy Data - scannen en archiveren van bonnen, facturen en brieven van de Belastingdienst
  6. Exact Online - boekhouding
  7. Visionplanner - online inzicht in cijfers
  8. Cumul.io - bijhouden van KPI’s (kern prestatie indicatoren) hoe draait de tent operationeel?
  9. En natuurlijk Netflix - voor ontspanning :)

Privé en zakelijk gescheiden houden
Heb je een bankrekening waarmee je al jouw betalingen doet, zowel zakelijk als privé? Waarom zou je? Zo creëer je onduidelijkheid, chaos en dus weer die onzekerheid… Tegenwoordig kan je via BUNQ gratis een rekening openen voor jou privé. Je houdt dan alles lekker gescheiden en overzichtelijk.

Maak een begroting
Zonder doel kun je niet scoren… Zorg dus voor een doel om naar te kunnen werken. Als je niet weet waar je moet beginnen, begin dan met waar je nu staat. Hoeveel klanten heb je nu, hoeveel producten heb ik afgelopen maand verkocht, of vorige week. Hoeveel zou ik er kunnen verkopen, hoeveel heb ik er vorig jaar januari verkocht en tegen welke prijs. Wil ik meer of minder gaan verkopen dan vorig jaar, en waarom, en waar is dit op gebaseerd? Kun je het als bedrijf of persoon aan als je jouw verkopen op gaat schroeven? Zo niet, waarom kun je het niet aan? Wat kan ik dan wel aan? Of wat zou ik moeten veranderen om dit aan te kunnen? Moet er een machine bij of moet ik meer uren werken en wil ik dat? Je ziet het al. Als je gaat beginnen met begroten dan ga je er over nadenken en ja, alles begint met een gedachte ook jouw doel voor dit jaar.

Houdt het simpel
Heb je het programma Hell’s Kitchen van Gordon Ramsey weleens gezien? Waar hij altijd mee begint is de kaart verkleinen. Hoeveel producten of diensten bied je aan? Is dit aantal nodig? Of is dit ontstaan doordat je in de loop der jaren steeds wat er bij bent gaan doen? Waar verdien je 80% van jouw geld mee? Vaak met 20% van jouw producten of diensten. Stop gewoon met zaken waar je weinig aan verdient of nog belangrijker waar je weinig energie van krijgt (vaak zijn dit dezelfde zaken). Je zult zien dat je met minder tijd en minder energie meer gedaan krijgt en meer verdient.

Dit noem ik ook wel het opschonen, opschalen en opstarten principe. Wat schoon je op? Oftewel waar kun je mee stoppen? Dit geldt niet alleen voor de producten of diensten die je levert, maar bijvoorbeeld ook voor de manier waarop je werkt. We zijn snel geneigd om door te gaan met zaken die eigenlijk helemaal niet werken. Dat komt doordat we gewoontedieren zijn. Plan ieder kwartaal een afspraak in jouw agenda waarin je jezelf verplicht om te kijken waar je mee gaat stoppen. Daarnaast kijk je naar wat wel werkt, het opschalen. Wat gaat er goed? Waar word je blij van of heb je lekker aan verdiend? Kijk eens of je hier meer mee kan gaan doen. En als je ruimte hebt gecreëerd door te stoppen met zaken die niet werken en energie hebt om meer te gaan doen wat je leuk vind, dan is er misschien wel ruimte voor opstarten. Maar kijk uit dat je niet te veel wilt doen. Begin daarom met opschonen, dan opschalen en dan pas met opstarten. Succes!

Maak het meetbaar
Zorg voor KPI’s (Kern Prestatie Indicatoren), begin groot en verdiep je als je daar behoefte aan hebt. Begin gewoon eens met de omzet en jouw belangrijkste kosten. Begin op financieel gebied en maak van daaruit de vertaalslag naar de operationele zaken. Oftewel: hoe kan ik mijn omzet indelen? Welke groepen wil ik volgen? Denk aan omzet materiaal, omzet arbeid en omzet beplanting. Daar tegenover kun je jouw inkopen of kosten zetten, inkoop materiaal, kosten arbeid, inkoop beplanting. Zo kun je jouw marges berekenen per groep. Als het goed gaat met de winstgevendheid dan is dat natuurlijk heel leuk, maar leuker is het om te weten waarom het goed gaat. Waar ligt dat nou aan? En is dit het maximaal haalbare? Als dit het maximaal haalbare is en je weet dat, dan heb je daar in ieder geval rust in. Je hoeft niet meer te denken of het goed gaat. Je weet dat het goed gaat en ook waarom. Als je met meerdere mensen in een bedrijf werkt, is het ook fijn om dit te delen. Wees niet bang om te delen. Jouw medewerkers zullen zelf ook willen weten of het goed gaat en waarom.

Cash is king
Zeker bij startende ondernemers is cash de king. De meeste bedrijven gaan niet ten onder, omdat er geen winst wordt gemaakt, maar omdat er een tekort is aan cash.

Het lijkt een open deur, maar om jouw cashflow (inkomsten - uitgaven) op gang te houden, zul je jouw facturen op tijd de deur uit moeten sturen. Zorg voor een systeem wat je daarbij helpt. Werk je bijvoorbeeld met abonnementen, zorg er dan voor dat de facturen automatisch worden verzonden. Werk je op projectbasis? Zorg er dan voor dat je bij aanvang van het project een factuur stuurt van bijvoorbeeld 50% of vraag om vooruitbetaling. Stuur je factuur per maand in plaats van per jaar of per week als het om grote bedragen gaat. Houd een betalingstermijn aan van 14 dagen in plaats van 30 dagen, dat scheelt weer 16 dagen. Stuur een herinnering direct nadat de betaaltermijn verlopen is. Het werkt heel simpel: als je geen herinnering stuurt, dan kom je onderop de stapel.

Maak jouw facturen duidelijk. Eén van de belangrijkste redenen van klanten die te laat betalen is dat de factuur niet duidelijk is. Ook daarbij is het handig als je jezelf laat ondersteunen door goede software.

Lekker hoor die ene grote klant…
Hoe groot is jouw grootste klant? Het is natuurlijk heel fijn en gemakkelijk die ene klant die zorgt voor 60% van jouw omzet. Maar heb je er ook wel eens over nagedacht wat er gebeurd als die klant weg valt? Volg je dit eigenlijk al? Weet jij hoe de verdeling in omzet is per klant? Is die zoals je wilt dat die is of zou je die verdeling liever anders zien? Het kan heel verhelderend zijn als je een verdeling in je omzet maakt per klant. Je kan vervolgens een strategie opstellen: je gaat werken waar je naartoe wilt. Stel bijvoorbeeld regels voor jezelf op zoals: een klant mag maximaal 15% van mijn totale omzet per jaar doen. Of ik wil minimaal 20 klanten waarover ik mijn omzet jaarlijks verdeel. Als je dat voor jezelf duidelijk hebt, dan kun je op kleinere schaal actie gaan ondernemen. Je kunt bijvoorbeeld geen extra opdrachten aannemen van jouw grootste klant. Je kunt meer klanten erbij zoeken of omzet bij bestaande klanten gaan vergroten om de verdeling meer richting gewenst te sturen.

Werk samen met mensen waar je gelukkig van wordt
Durf afscheid te nemen van mensen waar je niet gelukkig van wordt. Stel jezelf eens de vraag: “als ik opnieuw zou moeten kiezen voor een leverancier van mijn drukwerk, zou ik dan weer degene kiezen die ik nu heb?”. Als het antwoord nee is durf dan ook op zoek te gaan naar een nieuwe leverancier, nieuwe kapper, nieuwe huurbaas, nieuwe partner…. :).

Bepaal in ieder geval jouw persoonlijke waarden, wat vind je belangrijk in jouw leven? Kies woorden, zoals eerlijkheid, openheid, structuur, humor, snelheid. “Leg” vervolgens de bedrijven (die bestaan uit mensen) eens langs jouw waardenlijst. Komen jouw persoonlijke waarden overeen met die van de mensen waar je dagelijks mee werkt? Het grootste gedeelte van je wakkere leven breng je werkend door, dus wel zo lekker als je op één lijn zit met de mensen waar je mee samenwerkt!

Door Rick van der Burg van het leukste boekhoudkantoor in Nederland

Bookd doet het net even allemaal wat anders: sneller, veiliger en pro-actiever tegen een vaste prijs per maand gericht op de ondernemer van vandaag. Bookd gaat net zo lang door totdat de ondernemer zijn cijfers begrijpt zonder allerlei extra kosten. Niet voor niets behoort Bookd tot 1 van de snelst groeiende administratiekantoren in Nederland. Uiteraard hanteert Bookd ook de richtlijnen van de AVG en gaan wij zorgvulig om met uw persoonsgegevens en die van uw relaties.

 

Deel via:

Terug naar overzicht